Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai organisasi Pemerintah
yang menangani urusan pendidikan dan kebudayaan memiliki unit organisasi yang
tersebar diseluruh provinsi dengan kompleksitas permasalahan organisasi yang
bervariasi. Selain hal itu tuntutan lingkungan strategis yang tinggi dan adanya perubahan kebijakan yang
merupakan amanat peraturan
perundangan-undangan di bidang organisasi menuntut organisasi untuk melakukan penataan dan penyesuaian terhadap
perubahan tersebut. Penataan dan penguatan kelembagaan dilakukan melalui
tahapan evaluasi organisasi sesuai dengan amanat Pasal 91, Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015
tentang Organisasi Kementerian Negara yang mengatur bahwa penataan
organisasi pemerintahan dilakukan berdasarkan evaluasi kelembagaan dan analisis
kebutuhan organisasi yang dilakukan paling kurang 3 (tiga) tahun sekali.
Evaluasi organisasi Pemerintah
diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan dan RB) Nomor 67 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi
Kelembagaan Pemerintah. Pedoman tersebut merupakan acuan bagi seluruh
kementerian/lembaga dalam melakukan evaluasi organisasi. Evaluasi organisasi dilakukan dalam rangka
mewujudkan pelaksanaan tugas, fungsi serta penggunaan sumber daya yang efektif
dan efisien menuju pelayanan prima sesuai dengan visi dan misi Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan. Selain itu evaluasi organisasi diharapkan memberikan
masukan dan informasi kepada organisasi untuk melakukan perbaikan terhadap
kekurangan yang dimiliki dalam rangka meningkatkan dan melakukan pembenahan
terhadap pelayanan sebagai upaya perwujudan good
governance.
Pusat Pengembangan dan
Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Bidang Mesin dan Teknik
Industri (PPPPTK BMTI) adalah unit
pelaksana teknis Kemendikbud yang memiliki tugas dan fungsi sesuai Permendikbud
N0. 15 Tahun 2016. Dalam rangka melihat efektivitas pelaksanaan fungsi lembaga
melaksanakan evaluasi dengan mengacu pada pedoman yang telah disusun oleh
Kemendikbud.
Evaluasi
organisasi di PPPPTK BMTI dilaksanakan
dalam berbagai aspek organisasi, yaitu:
a)
Perspektif
proses internal, adalah proses sebuah organisasi dalam rangka
mencapai visi dan misi organisasi tersebut. Proses ini dimulai dari sebuah
organisasi menetapkan visi, misi, rencana strategis serta tugas dan fungsi
organisasi. Dalam sebuah organisasi perspektif ini merupakan unsur utama.
b)
Perspektif
pengguna layanan, bagaimana pengguna layanan melihat dan memandang sebuah
organisasi. Hal tersebut dapat diketahui dari tingkat kepuasan pengguna layanan
dan kemampuan mempertahankan pengguna layanan baik internal maupun eksternal.
c)
Perspektif
pemangku kepentingan, bagaimana sebuah organisasi dapat memanfaatkan atau
memberdayakan sumberdaya yang ada dalam mencapai visi, misi, dan tujuan
organisasi.
d)
Perspektif
organisasi pembelajar, bagaimana organisasi tersebut dapat mewujudkan
proses belajar yang terus menerus dengan mengintegrasikan kemampuan sumberdaya
manusia dengan teknologi yang terus
berkembang.
Evaluasi organisasi diarahkan
untuk mengungkap kualitas pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pada empat
perspektif di atas, yaitu: proses internal, pengguna layanan, pemangku
kepentingan, dan organisasi pembelajar. Diharapkan hasil evaluasi akan
memberikan informasi tentang kualitas pelaksanaan tugas dan fungsi PPPPTK BMTI
.
Evaluasi organisasi bertujuan
untuk:
a)
Mengetahui capaian efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi PPPPTK BMTI.
b)
Memberikan rekomendasi penataan organisasi di
lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sesuai hasil evaluasi
organisasi.
METODE PENILAIAN KINERJA LEMBAGA
Populasi dan sampel penelitian
Penetapan sampel penelitian dilaksanakan dengan cara kluster random
sampling mengingat ada berbagai jenis jabatan dalam internal organisasi,
berbagai jenis dan jenjang pemangku kepentingan, dan berbagai jenis dan jenjang
penerima manfaat. Penetapan sample dilakukan dengan cara cluster unpurposive. Kelompok responden yang jumlahnya kecil semua
ditetapkan sebagai sampel. Sedangkan kelompok responden yang jumlahnya besar
ditetapkan proporsi + 10%. Jenis kelompok responden dan jumlah sampel
dapat dilihat pada tabel berikut.
Responden Internal: Jumlah
No
|
Responden/Jabatan
|
Populasi (N)
|
Sampel (n)
|
A
|
Internal:
|
||
Manajemen
|
11
|
11
|
|
Kepala Departemen + Korwi
|
8
|
8
|
|
JFT (diluar Kadep + Korwi)
|
84
|
16
|
|
JFU
|
176
|
30
|
|
Jumlah
|
65
|
||
B
|
Pengguna:
|
||
Dinas Pendidikan Prop./Kab./Kota
|
0
|
||
Industri
|
0
|
||
Kepala Sekolah SMK
|
0
|
||
Guru Kejuruan/ SMK
|
48
|
||
Jumlah
|
48
|
Instrumen penelitian
Instrumen penelitian berupa kuesioner yang terdiri dari: a) Perspektif
proses internal, dengan aspek/komponen: visi dan misi, rencana strategis, tugas
dan fungsi, struktur organisasi, program dan kegiatan, dan ketatalaksanaan
dengan bobot 30%. b) Perspektif pengguna layanan, dengan aspek/komponen: kebijakan,
mekanisme/standar operasional pelayanan, sumber daya manusia pelayanan,
informasi produk layanan, waktu layanan, biaya dengan bobot 25%, c)
Perspektif pemangku kepentingan, dengan
aspek/komponen: sumber daya manusia, sarana dan prasarana, anggaran, dengan
bobot 25%, d) Perspektif organisasi
pembelajar, dengan aspek/komponen: tingkat keahlian sumber daya manusia,
komitmen pegawai, komitmen pimpinan, budaya kerja organisasi dengan bobot 20%
Jumlah kuesioner yang
diedarkan adalah 200 eksemplar dan yang berhasil dikumpulkan kembali (sampai
tgl. 30 April 2018) sejumlah 113 eksemplar (65 internal + 48 eksternal). Dari
Jumlah tersebut yang dapat diproses lebih lanjut atau diolah sejumlah 113
eksemplar.
Pengambilan data atau penyebaran instrumen dilaksanakan dengan datang
langsung.
Penilaian KInerja PPPPTK
BMTI dilaksanakan dengan jadwal sebagai
berikut:
No.
|
Kegiatan
|
Waktu/
Tanggal Bulan April-Mei 2018
|
|||||||||||||
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
||
1.
|
Penyusunan strategi
|
||||||||||||||
2.
|
Penggandaan instrument
|
||||||||||||||
3.
|
Penyebaran Instrumen
|
||||||||||||||
4.
|
Analisis Data
|
||||||||||||||
5.
|
Penyusunan Laporan
|
||||||||||||||
HASIL ANALISISI
DESKRIPTIF
Analisis berupa pengolahan data kuesioner, penghitungan nilai, dan deskripsi
hasil analisis terhadap seluruh komponen yang diamati, meliputi: perspektif
proses internal, perspektif pengguna layanan, perspektif pemangku kepentingan,
perspektif organisasi pembelajar. Analisis masing-masing perspektif disampaikan
sebagai berikut:
Perspektif proses internal
 |
Perspektif proses internal meliputi aspek/komponen: visi dan misi, rencana strategis, tugas dan fungsi, struktur organisasi, program dan kegiatan, dan ketatalaksanaan. Hasil evaluasi dari responden dapat dilihat pada grafik sebagai berikut:
Jumlah responden 64, jumlah pernyataan 27 dengan distribusi frekuensi,
STS = 9 (1%), TS = 170 (10%), S = 974 (56%), dan SS = 575 (33%). Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S = setuju sejumlah 974 atau = 55%.
Hanya sejumlah 11% yang menjawab STS dan TS. Dengan data tersebut dapat
disampaikan bahwa dari aspek perspektif internal dapat dikatakan bahwa sebagian
besar atau 89% sesuai dengan pernyataan.
Responden yang memberikan penilaian TS hampir ada disemua komponen namun
ada pernyataan yang paling menonjol terdapat pada instrumen yang menanyakan
tentang visi dan misi yaitu untuk pertanyaan No. 1 (9 orang), No. 2 (7 orang),
No. 4 (10 orang), dan No. 5 (8 orang). Pada instrumen yang menanyakan tentang
tugas dan fungsi yaitu pertanyaan No. 7 (11 orang), No. 8 (11 orang), dan No. 9
(14 orang). Pada instrument yang menanyakn tentang POS/SOP yaitu pertanyaan No.21 (14 orang) dan No. 26 (7 orang).
Pada instrumen yang menanyakan tentang umpan balik yaitu pertanyaan No. 27 (8
orang).
Kemungkinan terjadi jawaban negatif terkait Visi, Misi, Renstra dan
Program Institusi karena sosialisasi di koordinator masing-masing unit kerja
belum merata ke seluruh pegawai. Sedangkan tentang duplikasi karena staf hanya
melihat realisasi kerja bukan dokumen deskripsi tugas. Sedangkan untuk
pernyataan negatif pada instrumen tentang SOP dan umpan balik adalah kurangnya
sosialisasi dan ketidak pedulian pegawai sehingga tidak mengetahui kalau
penyusunan SOP dan sarana umpan balik sudah melibatkan pegawai yang terkait.
Masing-masing
aspek/komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Visi, misi, dan rencana strategis
Dari data tersebut terlihat bahwa visi, misi dan rencana strategis PPPPTK
BMTI telah disusun dan dalam penyusunannya telah melibatkan sebagian besar
pegawai. Selain itu pimpinan telah memahami visi, misi dan rencana strategis
organisasi dan telah melaksanakan diseminasi kepada seluruh staf dan pemangku
kepentingan. Dalam rangka menjaga kualitas lembaga PPPPTK BMTI telah
melaksanakan evaluasi visi, misi dan rencana strategis untuk pengembangan
organisasi selanjutnya.
Diseminasi visi, misi, dan rencana strategis telah dilaksanakan dalam
berbagai kegiatan. Diseminasi visi dilaksanakan pada rapat manajemen maupun
rapat extendeed manajemen dengan
anggota dari perwakilan unit kerja. Selain itu pada berbagai pertemuan yang
dilaksanakan pimpinan selalu menyampaikan dan mengingatkan tentang visi dan
misi organisasi.
Evaluasi pencapaian kegiatan (misi) dilakukan setiap bulan terkait dengan
pencapaian sasaran mutu. Audit internal dilakukan setiap enam bulan dan audit
eksternal dilaksanakan setiap tahun oleh tim auditor internal. Tindakan koreksi
dan pencegahan dilaksanakan berdasarkan hasil audit internal dan eksternal
untuk pengembangan SMM organisasi.
b. Tugas dan fungsi
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa tugas dan fungsi organisasi dapat
dilaksanakan dan tidak ada duplikasi tugas dan fungsi di lingkungan unit kerja.
Selain itu untuk meningkatkan kualitas organisasi lembaga telah melaksanakan
evaluasi tugas dan fungsi.
Kegiatan yang pernah dilakukan adalah analisis tugas dan fungsi yang
menghasilkan evaluasi jabatan dan diturunkan menjadi standar kompetensi jabatan.
Untuk kesempurnaannya dokumen tersebut memerlukan kajian lebih mendalam
dan menyesuaikan dengan tugas dan fungsi organisasi.
c. Struktur organisasi
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa struktur organisasi yang ditetapkan
sudah mampu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi, menggambarkan rencana
pencapaian visi dan misi dan dalam penyusunan sudah didasarkan pada analisis
beban kerja dan jabatan. Selain itu struktur organisasi telah sesuai dengan
ketentuan peraturan perundangan-undangan dan sudah mempertimbangkan
ketersediaan sumber daya organisasi.
Secara umum struktur telah mampu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi,
namun masih ada beberapa uraian tugas yang memerlukan batasan tegas agar tidak
menimbulkan duplikasi tugas atau tidak dilaksanakan. Selain uraian tugas
organisasi memerlukan dokumen rincian tugas yang lebih detail.
d. Program dan kegiatan
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa program dan kegiatan sudah disusun
berdasarkan tugas dan fungsi unit kerja dan dalam penyusunan telah melibatkan
sebagian besar pegawai atau pemangku kepentingan dan telah dilaksanakan
sosialisasi kepada seluruh pegawai. Selain itu dalam rangka meningkatkan
program kerja selanjutnya telah melaksanakan evaluasi pada setiap tahunnya.
Program kerja disusun dengan melaksanakan kegiatan workshop penyusunan
program kerja yang didahului penyampaian informasi pada beberapa rapat
koordinasi pendahuluan sebelumnya. Dari masukan setiap unit kerja selanjutnya
Kepala Bidang Program dan Informasi serta Kabag Umum merumuskan program kerja
tahunan. Hasil perumusan selanjutnya diajukan kepada Dirjen GTK untuk
mendapatkan persetujuan dan anggaran.
Sosialisasi program kerja hasil persetujuan ditjen GTK disampaikan kepada
Kepala unit kerja untuk disampaikan lebih lanjut kepada stafnya. Setiap
manajemen (eselon II, III, dan IV) memiliki dokumen perencanaan anggaran. Namun
masih ada beberapa sub unit organisasi yang belum lancar melaksanakan
diseminasi kebijakan kepada pegawai.
e. Ketatalaksanaan
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa mekanisme pelaksanaan tugas dan fungsi
telah dituangkan dalam POS dan penyusunannya telah melibatkan sebagian besar
pegawai. POS yang disusun telah diinformasikan kepada pemangku kepentingan.
Pimpinan dan pegawai telah menggunakan POS sebagai pedoman dan memiliki
komitmen untuk
melaksanakannya. Melakukan kegiatan diluar SOP. Organisasi menyediakan sarana
untuk mendapatkan umpan balik.
SOP telah disusun oleh unit kerja penanggung jawab kegiatan yang di
koordinir melalui Subbag Tatalaksana dan Kepegawaian. Selanjutnya perlu
dilakukan verifikasi kesesuaian yang melibatkan seluruh unit kerja terkait
dengan SOP.
Terkait umpan balik pelanggan, setiap akhir periode diklat dilaksanakan
evaluasi diklat untuk peserta dan evaluasi dampak diklat untuk lembaga
pengirim. Selain itu disediakan juga saluran pengaduan melalui email: pengaduan@tedcbandung.com,
laman/situs: ult.tedcbandung.com, whatsup: 0811 224 2326, dan line telepon:
022-
6652325 ext.0/100.
Perspektif pengguna layanan
Perspektif pengguna layanan meliputi aspek/komponen: kebijakan, mekanisme/standar operasional pelayanan, sumber daya
manusia, informasi produk layanan dan waktu layanan. Hasil evaluasi dari
responden dapat dilihat pada grafik sebagai
berikut:
 |
Jumlah responden 64 orang,
jumlah pernyataan 12 dengan distribusi frekuensi, STS
=
4 (1%), TS = 53 (7%), S = 458 (60 %), dan SS = 2453 (33 %). Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S = setuju dan SS = Sangat Setuju
sejumlah 704 atau = 91 %. Terdapat sejumlah 9% yang menjawab STS dan TS. Dengan
data tersebut dapat disampaikan bahwa dari aspek perspektif pengguna layanan
dapat dikatakan bahwa sebagian besar atau 93 % sesuai dengan pernyataan.
Komponen yang mendapatkan evaluasi STS tidak ada, dan TS merata pada
semua komponen dengan rata-rata 4 responden. Hal ini terjadi karena berbagai
kemungkinan responden menganggap layanan keluhan pelanggan belum sesuai dengan
yang diharapkan. Langkah yang akan ditempuh adalah sesegera mungkin memperbaiki
hal-hal yang menjadi keluhan dari pelanggan agar nantinya tidak ada pelanggan
lain yang mengajukan keluhan yang sama. kemudian follow up atau memberi kabar
kepada pelanggan tentang proses perbaikan yang telah dilakukan. Pelanggan akan
balik merasa senang karena merasa keluhan mereka ditanggapi dengan baik. Selain
itu hal ini juga bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Sedangkan pernyataan No. 38 dan No. 39, bahwa SOP/POS sudah memiliki
standard waktu dan standard biaya sesuai tariff PNBP, tetapi ada kemungkinan
sosialisasi ke seluruh pagai belum merata. SOP/POS secara periodik dilakukan
verifikasi dan evaluasi yang melibatkan seluruh unit kerja terkait.
Masing-masing
aspek/komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kebijakan
Berdasarkan hasil evaluasi kebijakan/peraturan yang disusun telah sesuai
dengan kebutuhan pelanggan/pengguna layanan. Selain itu organisasi telah
menyediakan layanan untuk mendapatkan informasi
PPPPTK BMTI memiliki tugas dan fungsi sebagai lembaga yang melaksanakan
pengembangan dan pemberdayaan pendidik dan tenaga kependidikan. Program diklat
untuk guru dan tenaga kependidikan telah disusun berdasarkan kebutuhan guru dan
tenaga kependidikan. Mapping kompetensi
telah dilaksanakan namun memerlukan tindak lanjut untuk penyamaan persepsi pada
seluruh PPPPTK lainnya.
b. Mekanisme/standar operasional pelayanan
Berdasarkan hasil evaluasi POS/SOP telah disusun dan mudah diakses oleh
pengguna layanan dan layanan telah dievaluasi secara periodik. Guna mendapatkan masukan organisasi telah
menyediakan sarana untuk menyampaikan keluhan/pengaduan terhadap layanan yang
diberikan dan keluhan sudah ditindaklanjuti.
Keluhan pelanggan dijaring melalui instrument evaluasi kegiatan ditambah
dengan kotak saran pelanggan di depan gedung administrasi. Setiap evaluasi
diklat sudah diproses penyelesaiannya oleh seksi evaluasi sesuai unit kerja
sasaran keluhan. Dokumen tindak lanjut keluhan dikelola oleh Seksi Evaluasi.
Lebih lanjut perlu dilakukan tinjauan instrumen evaluasi diklat agar lebih
mudah dipahami peserta diklat.
c. Sumber daya manusia pelayanan
Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa petugas
memberikan layanan dengan sikap yang baik, menanggapi setiap pertanyaan yang
disampaikan pelanggan dan petugas telah bekerja secara professional.
Diklat layanan prima telah dilaksanakan untuk semua jenjang pemangku
kepentingan, mulai dari satpam, sekretaris, kepala unit kerja dan manajemen.
Beberapa pegawai secara khusus mengikuti diklat layanan prima yang
diselenggarakan oleh Ditjen GTk. Dengan program tersebut diharapkan kualitas
layanan kepada masyarakat pengguna dapat dilaksanakan dengan baik. Namun karena
belum semua pegawai mengikuti program tersebut, kegiatan ini masih perlu terus
dilaksanakan.
d. Informasi produk layanan dan waktu layanan
Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa informasi
layanan telah diperbaharui sesuai dengan perkembangan dan POS/SOP telah
memiliki standar waktu dan biaya.
Perubahan layanan selalu dilaksanakan menyesuaikan dengan pedoman
kegiatan yang disusun oleh Ditjen GTK atau pemangku kepentingan lainnya.
Standar layanan juga merupakan materi panduan yang disampaikan kepada peserta.
Perlu disusun leaflet standar layanan yang ditempel pada tempat umum dan
strategis.
Perspektif Pemangku Kepentingan
Perspektif pemangku kepentingan terdiri dari aspek/komponen: sumber
daya manusia, sarana dan prasarana dan anggaran. Hasil evaluasi dari responden
dapat dilihat pada grafik sebagai berikut:
 |
Jumlah responden 64 orang, jumlah
pernyataan 24 dengan distribusi frekuensi, STS
= 19 (1%), TS = 203 (13%), S = 894
(58%), dan SS = 420 (27%).
Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S dan SS sejumlah 1314 atau = 85%.
Sedangkan sejumlah 222 pernyataan atau setara 15% yang menjawab STS dan TS.
Dengan data tersebut dapat disampaikan bahwa dari aspek perspektif pemangku
kepentingan dapat dikatakan bahwa sebagian besar atau 85 % sesuai dengan
pernyataan.
Komponen yang mendapatkan evaluasi STS tidak signifikan. Sedangkan
evaluasi TS yang paling menonjol terdapat pada pernyataan No. 40, 41, 42, 45, 46, 47, 48,
49, 50, dan 51. Hal ini dapat terjadi karena berbagai kemungkinan, 1)
responden belum mendapatkan informasi strategik planning institusi atau mungkin
tidak mengerti tentang bezetting dan
kuota SDM yang telah ditetapkan oleh GTK, 2) responden belum mendapatkan
informasi terkait Peta Jabatan sesuai Permendikbud No. 36 Tahun 2017. 4) responden
menganggap apakah kondisi SDM yang ada tidak sesuai dengan beban kerja yang
ada, dua kemungkinan bahwa jumlah SDM yang ada melebihi atau kurang dari beban
kerja, 3) responden bisa jadi tidak mengetahui matrik kompetensi setiap pegawai
terkait jabatan, 4) responden merasa
bahwa rotasi pegawai belum sesuai dengan kompetensi. Langkah yang akan
ditempuh adalah melakukan sosialisasi informasi terkait analisa jabatan,
analisa beban kerja, dan peta jabatan kepada seluruh pegawai, dan rotasi
pegawai akan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh unit kerja pelaksana.
Masing-masing aspek/komponen dapat
dijelaskan sebagai berikut:
a. Sumber Daya Manusia
Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa unit kerja
telah memiliki perencanaan pegawai yang tepat, perencanaan kebutuhan pegawai
telah didasarkan pada hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja, jumlah
pegawai telah sesuai dengan kebutuhan organisasi, setiap pegawai mempunyai
uraian jabatan yang jelas, penempatan pegawai sudah sesuai dengan kompetensi,
organisasi telah memiliki pola pengembangan karir pegawai, unit kerja memiliki
sistem pengembangan kompetensi pegawai, rotasi dilakukan secara berkala
berdasarkan kompetensi dan peta jabatan, serta telah melaksanakan evaluasi
pengembangan karir.
Pelaksanaan rotasi sudah dipersiapkan berdasarkan beban kerja dan
kompetensi, namun ada beberapa permasalahan terkait SK Jabatan dari Ditjen GTK
sampai dengan saat ini, sehingga rotasi belum berjalan maksimal sesuai tuntutan organisasi.
Pengembangan karir dilaksanakan sejalan dengan pelaksanaan SMM ISO
9001:2008 dengan pola diklat in house training (IHT) dalam penyempurnaan dan penyusunan
dokumen melibatkan sekretaris dan kepala unit kerja. Selain itu sharing dengan teman dikembangkan dalam
pola diseminasi hasil kegiatan eksternal kepada teman sejawat.
b. Anggaran
Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa unit kerja
telah memiliki rencana kebutuhan sarana prasara dan pengadaannya sesuai dengan
kebutuhan. Peralatan kerja yang ada telah dilengkapi dengan petunjuk penggunaan
dan perawatan serta perbaikan. Adanya komitmen pimpinan dan pegawai dalam
mengoptimalkan peralatan yang dimiliki. Pemeliharaan peralatan dilakukan secara
berkala. Anggaran telah disusun berdasarkan program dengan pengelolaan yang
akuntabel dengan dukungan komitmen dari pimpinan dan pegawai.
Penyusunan anggaran telah dilaksanakan berdasarkan program dari pusat
maupun kepentingan tugas dan fungsi. Sementara ini kebanyakan program dari
pusat belum sepenuhnya mendukung tugas dan fungsi organisasi. Akan tetapi untuk
mendukung pemerintah unit kerja mendukung sepenuhnya agar tugas pemerintah
dapat terlaksana dengan baik.
Secara berkala dengan memanfaatkan SMM ISO 9001:2008 pantauan pemeliharaan dan penggunaan peralatan yang ada
diaudit setiap enam bulan sekali.
Penyusunan software pendataan, perawatan, perbaikan dan penyusunan
anggaran sedang dikembangkan untuk mendukung tugas dan fungsi organisasi,
khususnya pengelolaan BMN.
Perspektif Organisasi Pembelajar
Perspektif organisasi pembelajar terdiri dari aspek/komponen: Tingkat
keahlian sumber daya manusia, komitmen pegawai, komitmen pimpinan, dan budaya
kerja organisasi. Hasil evaluasi dari responden dapat dilihat pada grafik
sebagai berikut:
 |
Jumlah responden 64, jumlah pernyataan 20 dengan distribusi frekuensi,
STS = 3 (0%), TS = 83 (6%), S = 755 (59%), dan SS = 439 (34%). Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S dan SS sejumlah 1194 atau = 93%.
Sedangkan sejumlah 6% yang menjawab STS dan TS. Dengan data tersebut dapat
disampaikan bahwa dari aspek perspektif organisasi pembelajar dapat dikatakan
bahwa sebagian besar atau 93% sesuai dengan pernyataan.
Hampir tidak ada pernyataan yang mendapatkan evaluasi STS, tetapi
terdapat pernyataan yang mendapatkan evaluasi TS merata pada semua komponen
namun dua komponen pernyataan yang paling menonjol yakni No. 78, 79, 80 dan 83.
Hal ini dapat terjadi karena berbagai kemungkinan, 1) reward dan punishment
belum terlaksana dengan baik, 2) responden menganggap kepedulian pimpinan
terhadap permasalahan belum sesuai harapan. Langkah yang akan ditempuh adalah
melakukan analisis dan pengembangan terhadap reward dan punishment yang sesuai
dengan harapan, menjalin komunikasi baik horisontal maupun vertikal, dan akan
dilakukan analisis terkait sarana atau media yang sesuai untuk penyaluran
aspirasi pegawai. 3) Pimpinan menjalin interaksi dengan karyawan dan saling
menghargai satu sama lain. Jika terjadi masalah, pimpinan mendengarkan dengan
simpati dan memberi masukan atau feedback.
Masing-masing
aspek/komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.
Tingkat
keahlian sumber daya manusia
Hasil penjaringan data menunjukkan bahwa pegawai diberikan kesempatan
untuk menyampaikan ide, pendapat, dan pemikirannya. Pegawai diberikan
kesempatan untuk meningkatkan kompetensi dan memiliki motivasi berkembang yang
tinggi. Pegawai merasa nyaman dalam melaksanakan tugas.
Pertemuan yang dilaksanakan dalam organisasi dilaksanakan secara
berjenjang pada setiap minggu. Pertama adalah management meeting dengan peserta manajemen eselon II, III, dan IV.
Membahas kebijakan dan penyelesaian masalah. Semua peserta diberikan
keleluasaan untuk menyampaikan pendapat guna mendapatkan masukan dari peserta
lainnya. Pertemuan kedua adalah extended
management meeting dengan peserta manajemen eselon III, IV, dan kepala unit
kerja terkait. Semua peserta diberikan keleluasaan untuk menyampaikan pendapat
dan mendapatkan masukan dari peserta lainnya. Pertemuan di tingkat unit kerja
juga dilakukan dalam setiap minggu atau kalau ada kepentingan khusus.
b.
Komitmen pegawai
Hasil penjaringan data menunjukkan bahwa pegawai memiliki komitmen untuk
melaksanakan tugas sesuai dengan visi dan misi organisasi. Pegawai mengetahui dan
memahami kode etik dalam melaksanakan tugas untuk memberikan layanan prima
kepada pelanggan.
Dengan berbagai kegiatan pengembangan SDM yang dilaksanakan pemahaman
pegawai tentang kode etik dan tugas dalam rangka memuaskan pelanggan dapat
terlaksana. Namun upaya pengembangan komitmen pegawai tetap terus dilaksanakan
melalui kegiatan pembinaan dan pengembangan pegawai.
c.
Komitmen pimpinan
Hasil penjaringan data menunjukkan bahwa pimpinan melaksanakan pembinaan
pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pimpinan menciptakan
lingkungan kerja yang kondusif bagi pegawai. Pimpinan memberikan informasi
tentang nilai-nilai dan kebijakan organisasi kepada pegawai. Pimpinan
memberikan motivasi berkembang kepada pegawai. Pimpinan memberikan arahan tugas
kepada pegawai sesuai prioritas. Pimpinan merespon ide-ide dari pegawai untuk
kemajuan organisasi. Pimpinan memberikan apresiasi dan peduli terhadap
permasalahan pegawai.
Berbagai kegiatan telah dirancang untuk pengembangan dan pembinaan
pegawai. Kegiatan keagamaan dan pembinaan kepegawaian telah dilaksanakan
minimal satu tahun sekali. Sosialisasi nilai dan kebijaksanaan organisasi
selalu disampaikan dalam setiap pertemuan dan dibuat pula leaflet untuk
mendukung sosialisasi nilai.
Pantauan proses kegiatan dan pengarahan selalu dilaksanakan dalam setiap
kegiatan oleh atasan langsung. Pembentukan team pembaruhan adalah bagian dari
keterbukaan organisasi terhadap ide yang disampaikan dari pegawai.
d.
Budaya
kerja organisasi
Unit kerja menyediakan media untuk menyampaikan aspirasi dari seluruh
pegawai. Perubahan cara kerja untuk peningkatan kebutuhan pelanggan. Pimpinan
mengkomunikasikan setiap perubahan yang terjadi. Perubahan organisasi
melibatkan sebagian besar pegawai.
Berbagai cara untuk meningkatkan layanan telah dilaksanakan, misalnya: 1)
memfasilitasi layanan diklat dengan kamar dan lingkungan yang indah, bersih,
nyaman dan sehat, 2) Sistem Informasi Manajemen Diklat untuk mempercepat proses
sertifikat dan kemudahan pengendaliannya, 3) fasilitas bahan diklat dan modul
yang cukup, 4) penyusunan moda diklat dalam jaringan (daring/online) dan daring kombinasi untuk meningkatkan jumlah guru
dan tenaga kependidikan yang dilayani, 5) desentralisasi pelayanan diklat ke
Kabupaten/Kota untuk meningkatkan jumlah pelanggan, dll.
3.2 Rekapitulasi Hasil Evaluasi
Analisis berupa hasil rangkuman skor evaluasi seluruh perspektif
evaluasi, meliputi: perspektif proses internal, perspektif pengguna layanan,
perspektif pemangku kepentingan, perspektif organisasi pembelajar.
Berdasarkan data yang diperoleh, rekapitulasi skor setiap perspektif
disampaikan pada tabel di bawah.
UNIT KERJA PPPPTK BMTI
No
|
PERSPEKTIF ORGANISASI
|
Total Skor
|
Penilaian
|
1
|
Perspektif Internal
|
1,559.88
|
24.37
|
2
|
Perspektif Pelaku Kepentingan
|
1,244.62
|
19.45
|
3
|
Perspektif Organisasi
Pembelajar
|
1,047.50
|
16.37
|
HASIL
|
60.19
|
||
1
2
|
Perspektif Pengguna Layanan
|
501.73
|
7.84
|
Perspektif Eksternal
|
600.20
|
12.50
|
|
HASIL
|
20.34
|
||
80.53
|
|||
|
 |
Tabel
Perhitungan Total Evaluasi dan Interpretasi
Kategori
I
(Nilai
25 – 50)
|
Organisasi kurang efisien, sehingga secara struktural
membutuhkan
perbaikan secara intensif
|
Kategori
I
(Nilai
51- 75)
|
Organisasi
cukup efisien, secara struktural membutuhkan
penyesuaian
secara bertahap
|
Kategori
I (Nilai 76 - 100)
|
Organisasi sudah efisien, tetapi secara struktural membutuhkan penyempurnaan
up-dating dengan lingkungan
Eksternal
|
Berdasarkan
hasil rekapitulasi skor tiap perspektif perolehan total evaluasi kinerja PPPPTK
BMTI sebesar 80.53. Berdasarkan
tabel interpretasi skor tersebut
termasuk pada Kategori III yang
artinya Organisasi sudah efisien, tetapi secara struktural membutuhkan
penyempurnaan updating dengan lingkungan eksternal tetap dipertahankan.
SIMPULAN
Rekapitulasi skor seluruh perspektif evaluasi kinerja PPPPTK BMTI sebesar
80.53 termasuk pada kategori III
yang artinya Organisasi sudah efisien, tetapi secara struktural membutuhkan
penyempurnaan updating dengan lingkungan eksternal tetap dipertahankan.
Hal yang perlu terus ditingkatkan dalam rangka menjaga layanan prima
organisasi meliputi: 1) Penajaman tugas dan fungsi dalam uraian kegiatan yang
jelas sehingga tidak menimbulkan kebingungan pegawai, 2) Meningkatkan kualitas
layanan, 3) Melaksanakan inovasi kegiatan dengan melibatkan seluruh pegawai, 4)
Menggali jenis layanan dari pemangku kepentingan di daerah (Kabupaten/Kota)
tentang jenis layanan diklat yang diperlukan. Secara lengkap uraian kegiatan
disampaikan pada rekomendasi.
Beberapa
rekomendasi yang disampaikan untuk setiap perspektif adalah sebagai berikut:
a.
Perspektif
proses internal
1.
Melanjutkan
sosialisasi visi dan misi serta renstra kepada pegawai yang belum mengetahui.
2. Penjelasan
uraian jabatan kepada setiap pegawai sampai
memahami.
3.
Evaluasi
lebih lanjut tentang tugas dan fungsi menjadi uraian kegiatan dan pembagian
kerja yang jelas
4.
Memantau
sampainya informasi kepada seluruh pegawai melalui Minutes of Meeting (MoM)
unit kerja.
5.
Diseminasi
dan evaluasi SOP dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan
b. Perspektif
pengguna layanan
1. Partisipasi dalam sosialisasi dan
diseminasi mapping kompetensi untuk seluruh PPPPTK di Indonesia. Kegiatan ini
telah dilaksanakan oleh Ditjen GTK, masih dalam proses.
2. Penyempurnaan
instrumen evaluasi diklat.
3.
Melanjutkan
diklat layanan prima untuk pegawai.
4.
Menyusun
leaflet standar layanan yang ditempel pada tempat umum dan strategis.
c.
Perspektif
pemangku kepentingan
1. Mengkomunikasikan perubahan peta jabatan terkait denga rotasi pegawai kepada Ditjen GTK.
2. Penyusunan program pengembangan pegawai
secara internal agar tidak tergantung pada anggaran pusat (diklat Pegawaian
Kemendikbud Sawangan).
3. Menyusu
software pendataan, perawatan,
perbaikan, dan penyusunan
anggaran pengelolaan BMN.
d.
Organisasi pembelajar
1. Melaksanakan pantauan proses diseminasi
informasi pada setiap sub unit organisasi melalui pantauan MoM.
2. Melanjutkan pengembangan dan pembinaan
pegawai, khususnya peningkatan kinerja dan komitmen.
3. Mengoptimalkan team pembaharuan untuk
menggali ide-ide pegawai melalui forum-forum
pertemuan.
4. Lawatan ke kabupaten/kota untuk menjaring
kebutuhan diklat guru dan tenaga kependidikan.
0 komentar:
Posting Komentar