Home » » PENILAIAN KINERJA LEMBAGA

PENILAIAN KINERJA LEMBAGA


Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai organisasi Pemerintah yang menangani urusan pendidikan dan kebudayaan memiliki unit organisasi yang tersebar diseluruh provinsi dengan kompleksitas permasalahan organisasi yang bervariasi. Selain hal itu tuntutan lingkungan strategis yang tinggi dan adanya perubahan kebijakan yang merupakan amanat peraturan perundangan-undangan di bidang organisasi menuntut organisasi untuk melakukan penataan dan penyesuaian terhadap perubahan tersebut. Penataan dan penguatan kelembagaan dilakukan melalui tahapan evaluasi organisasi sesuai dengan amanat Pasal 91, Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara yang mengatur bahwa penataan organisasi pemerintahan dilakukan berdasarkan evaluasi kelembagaan dan analisis kebutuhan organisasi yang dilakukan paling kurang 3 (tiga) tahun sekali.
Evaluasi organisasi Pemerintah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan dan RB) Nomor 67 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah. Pedoman tersebut merupakan acuan bagi seluruh kementerian/lembaga dalam melakukan evaluasi organisasi. Evaluasi organisasi dilakukan dalam rangka mewujudkan pelaksanaan tugas, fungsi serta penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien menuju pelayanan prima sesuai dengan visi dan misi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Selain itu evaluasi organisasi diharapkan memberikan masukan dan informasi kepada organisasi untuk melakukan perbaikan terhadap kekurangan yang dimiliki dalam rangka meningkatkan dan melakukan pembenahan terhadap pelayanan sebagai upaya perwujudan good governance.

Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Bidang Mesin dan Teknik Industri  (PPPPTK BMTI) adalah unit pelaksana teknis Kemendikbud yang memiliki tugas dan fungsi sesuai Permendikbud N0. 15 Tahun 2016. Dalam rangka melihat efektivitas pelaksanaan fungsi lembaga melaksanakan evaluasi dengan mengacu pada pedoman yang telah disusun oleh Kemendikbud.

Evaluasi organisasi di PPPPTK BMTI  dilaksanakan dalam berbagai aspek organisasi, yaitu:

a)          Perspektif proses internal, adalah proses sebuah organisasi dalam rangka mencapai visi dan misi organisasi tersebut. Proses ini dimulai dari sebuah organisasi menetapkan visi, misi, rencana strategis serta tugas dan fungsi organisasi. Dalam sebuah organisasi perspektif ini merupakan unsur utama.
b)          Perspektif pengguna layanan, bagaimana pengguna layanan melihat dan memandang sebuah organisasi. Hal tersebut dapat diketahui dari tingkat kepuasan pengguna layanan dan kemampuan mempertahankan pengguna layanan baik internal maupun eksternal.
c)          Perspektif pemangku kepentingan, bagaimana sebuah organisasi dapat memanfaatkan atau memberdayakan sumberdaya yang ada dalam mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi.
d)          Perspektif organisasi pembelajar, bagaimana organisasi tersebut dapat mewujudkan proses belajar yang terus menerus dengan mengintegrasikan kemampuan sumberdaya manusia dengan  teknologi yang terus berkembang.

Evaluasi organisasi diarahkan untuk mengungkap kualitas pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pada empat perspektif di atas, yaitu: proses internal, pengguna layanan, pemangku kepentingan, dan organisasi pembelajar. Diharapkan hasil evaluasi akan memberikan informasi tentang kualitas pelaksanaan tugas dan fungsi PPPPTK BMTI .

Evaluasi organisasi bertujuan untuk:
a)           Mengetahui capaian efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi PPPPTK BMTI.
b)          Memberikan rekomendasi penataan organisasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sesuai hasil evaluasi organisasi.

METODE PENILAIAN KINERJA LEMBAGA

Populasi dan sampel penelitian
Penetapan sampel penelitian dilaksanakan dengan cara kluster random sampling mengingat ada berbagai jenis jabatan dalam internal organisasi, berbagai jenis dan jenjang pemangku kepentingan, dan berbagai jenis dan jenjang penerima manfaat. Penetapan sample dilakukan dengan cara cluster unpurposive. Kelompok responden yang jumlahnya kecil semua ditetapkan sebagai sampel. Sedangkan kelompok responden yang jumlahnya besar ditetapkan proporsi + 10%. Jenis kelompok responden dan jumlah sampel dapat dilihat pada tabel berikut.
Responden Internal: Jumlah
No
Responden/Jabatan
Populasi (N)
Sampel (n)
A
Internal:



Manajemen
11
11

Kepala Departemen + Korwi
8
8

JFT (diluar Kadep + Korwi)
84
16

JFU
176
30


Jumlah
65
B
Pengguna:



Dinas Pendidikan Prop./Kab./Kota

0

Industri

0

Kepala Sekolah SMK

0

Guru Kejuruan/ SMK

48


Jumlah
48

Instrumen penelitian
Instrumen penelitian berupa kuesioner yang terdiri dari: a) Perspektif proses internal, dengan aspek/komponen: visi dan misi, rencana strategis, tugas dan fungsi, struktur organisasi, program dan kegiatan, dan ketatalaksanaan dengan bobot 30%. b) Perspektif pengguna layanan, dengan aspek/komponen: kebijakan, mekanisme/standar operasional pelayanan, sumber daya manusia pelayanan, informasi produk layanan, waktu layanan, biaya dengan bobot 25%, c) Perspektif  pemangku kepentingan, dengan aspek/komponen: sumber daya manusia, sarana dan prasarana, anggaran, dengan bobot 25%, d) Perspektif  organisasi pembelajar, dengan aspek/komponen: tingkat keahlian sumber daya manusia, komitmen pegawai, komitmen pimpinan, budaya kerja organisasi dengan bobot 20%
Jumlah kuesioner yang diedarkan adalah 200 eksemplar dan yang berhasil dikumpulkan kembali (sampai tgl. 30 April 2018) sejumlah 113 eksemplar (65 internal + 48 eksternal). Dari Jumlah tersebut yang dapat diproses lebih lanjut atau diolah sejumlah 113 eksemplar.

Pengambilan data atau penyebaran instrumen dilaksanakan dengan datang langsung.

Penilaian KInerja PPPPTK BMTI  dilaksanakan dengan jadwal sebagai berikut:

No.
Kegiatan
Waktu/ Tanggal Bulan April-Mei 2018
24
25
26
27
28
29
30
1
2
3
4
5
6
7
1.       
Penyusunan strategi














2.       
Penggandaan instrument














3.       
Penyebaran Instrumen














4.       
Analisis Data














5.       
Penyusunan Laporan































HASIL ANALISISI DESKRIPTIF

Analisis berupa pengolahan data kuesioner, penghitungan nilai, dan deskripsi hasil analisis terhadap seluruh komponen yang diamati, meliputi: perspektif proses internal, perspektif pengguna layanan, perspektif pemangku kepentingan, perspektif organisasi pembelajar. Analisis masing-masing perspektif disampaikan sebagai berikut:

Perspektif proses internal





Perspektif proses internal meliputi aspek/komponen: visi dan misi, rencana strategis, tugas dan fungsi, struktur organisasi, program dan kegiatan, dan ketatalaksanaan. Hasil evaluasi dari responden dapat dilihat pada grafik sebagai berikut:

Jumlah responden 64, jumlah pernyataan 27 dengan distribusi frekuensi, STS = 9 (1%), TS = 170 (10%), S = 974 (56%), dan SS = 575 (33%). Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S = setuju sejumlah 974 atau = 55%. Hanya sejumlah 11% yang menjawab STS dan TS. Dengan data tersebut dapat disampaikan bahwa dari aspek perspektif internal dapat dikatakan bahwa sebagian besar atau 89% sesuai dengan pernyataan.

Responden yang memberikan penilaian TS hampir ada disemua komponen namun ada pernyataan yang paling menonjol terdapat pada instrumen yang menanyakan tentang visi dan misi yaitu untuk pertanyaan No. 1 (9 orang), No. 2 (7 orang), No. 4 (10 orang), dan No. 5 (8 orang). Pada instrumen yang menanyakan tentang tugas dan fungsi yaitu pertanyaan No. 7 (11 orang), No. 8 (11 orang), dan No. 9 (14 orang). Pada instrument yang menanyakn tentang POS/SOP yaitu pertanyaan No.21 (14 orang) dan No. 26 (7 orang). Pada instrumen yang menanyakan tentang umpan balik yaitu pertanyaan No. 27 (8 orang).

Kemungkinan terjadi jawaban negatif terkait Visi, Misi, Renstra dan Program Institusi karena sosialisasi di koordinator masing-masing unit kerja belum merata ke seluruh pegawai. Sedangkan tentang duplikasi karena staf hanya melihat realisasi kerja bukan dokumen deskripsi tugas. Sedangkan untuk pernyataan negatif pada instrumen tentang SOP dan umpan balik adalah kurangnya sosialisasi dan ketidak pedulian pegawai sehingga tidak mengetahui kalau penyusunan SOP dan sarana umpan balik sudah melibatkan pegawai yang terkait.

Masing-masing aspek/komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:

a.       Visi, misi, dan rencana strategis


Dari data tersebut terlihat bahwa visi, misi dan rencana strategis PPPPTK BMTI telah disusun dan dalam penyusunannya telah melibatkan sebagian besar pegawai. Selain itu pimpinan telah memahami visi, misi dan rencana strategis organisasi dan telah melaksanakan diseminasi kepada seluruh staf dan pemangku kepentingan. Dalam rangka menjaga kualitas lembaga PPPPTK BMTI telah melaksanakan evaluasi visi, misi dan rencana strategis untuk pengembangan organisasi selanjutnya.

Diseminasi visi, misi, dan rencana strategis telah dilaksanakan dalam berbagai kegiatan. Diseminasi visi dilaksanakan pada rapat manajemen maupun rapat extendeed manajemen dengan anggota dari perwakilan unit kerja. Selain itu pada berbagai pertemuan yang dilaksanakan pimpinan selalu menyampaikan dan mengingatkan tentang visi dan misi organisasi.

Evaluasi pencapaian kegiatan (misi) dilakukan setiap bulan terkait dengan pencapaian sasaran mutu. Audit internal dilakukan setiap enam bulan dan audit eksternal dilaksanakan setiap tahun oleh tim auditor internal. Tindakan koreksi dan pencegahan dilaksanakan berdasarkan hasil audit internal dan eksternal untuk pengembangan SMM organisasi.

b.       Tugas dan fungsi


Hasil evaluasi menunjukkan bahwa tugas dan fungsi organisasi dapat dilaksanakan dan tidak ada duplikasi tugas dan fungsi di lingkungan unit kerja. Selain itu untuk meningkatkan kualitas organisasi lembaga telah melaksanakan evaluasi tugas dan fungsi.

Kegiatan yang pernah dilakukan adalah analisis tugas dan fungsi yang menghasilkan evaluasi jabatan dan diturunkan menjadi standar kompetensi jabatan.

Untuk kesempurnaannya dokumen tersebut memerlukan kajian lebih mendalam dan menyesuaikan dengan tugas dan fungsi organisasi.

c.       Struktur organisasi


Hasil evaluasi menunjukkan bahwa struktur organisasi yang ditetapkan sudah mampu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi, menggambarkan rencana pencapaian visi dan misi dan dalam penyusunan sudah didasarkan pada analisis beban kerja dan jabatan. Selain itu struktur organisasi telah sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan dan sudah mempertimbangkan ketersediaan sumber daya organisasi.

Secara umum struktur telah mampu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi, namun masih ada beberapa uraian tugas yang memerlukan batasan tegas agar tidak menimbulkan duplikasi tugas atau tidak dilaksanakan. Selain uraian tugas organisasi memerlukan dokumen rincian tugas yang lebih detail.

d.       Program dan kegiatan


Hasil evaluasi menunjukkan bahwa program dan kegiatan sudah disusun berdasarkan tugas dan fungsi unit kerja dan dalam penyusunan telah melibatkan sebagian besar pegawai atau pemangku kepentingan dan telah dilaksanakan sosialisasi kepada seluruh pegawai. Selain itu dalam rangka meningkatkan program kerja selanjutnya telah melaksanakan evaluasi pada setiap tahunnya.

Program kerja disusun dengan melaksanakan kegiatan workshop penyusunan program kerja yang didahului penyampaian informasi pada beberapa rapat koordinasi pendahuluan sebelumnya. Dari masukan setiap unit kerja selanjutnya Kepala Bidang Program dan Informasi serta Kabag Umum merumuskan program kerja tahunan. Hasil perumusan selanjutnya diajukan kepada Dirjen GTK untuk mendapatkan persetujuan dan anggaran.

Sosialisasi program kerja hasil persetujuan ditjen GTK disampaikan kepada Kepala unit kerja untuk disampaikan lebih lanjut kepada stafnya. Setiap manajemen (eselon II, III, dan IV) memiliki dokumen perencanaan anggaran. Namun masih ada beberapa sub unit organisasi yang belum lancar melaksanakan diseminasi kebijakan kepada pegawai.

e.       Ketatalaksanaan


Hasil evaluasi menunjukkan bahwa mekanisme pelaksanaan tugas dan fungsi telah dituangkan dalam POS dan penyusunannya telah melibatkan sebagian besar pegawai. POS yang disusun telah diinformasikan kepada pemangku kepentingan. Pimpinan dan pegawai telah menggunakan POS sebagai pedoman dan memiliki

komitmen untuk melaksanakannya. Melakukan kegiatan diluar SOP. Organisasi menyediakan sarana untuk mendapatkan umpan balik.

SOP telah disusun oleh unit kerja penanggung jawab kegiatan yang di koordinir melalui Subbag Tatalaksana dan Kepegawaian. Selanjutnya perlu dilakukan verifikasi kesesuaian yang melibatkan seluruh unit kerja terkait dengan SOP.

Terkait umpan balik pelanggan, setiap akhir periode diklat dilaksanakan evaluasi diklat untuk peserta dan evaluasi dampak diklat untuk lembaga pengirim. Selain itu disediakan juga saluran pengaduan melalui email: pengaduan@tedcbandung.com, laman/situs: ult.tedcbandung.com, whatsup: 0811 224 2326, dan line telepon: 022-
6652325 ext.0/100.

Perspektif pengguna layanan


Perspektif         pengguna          layanan         meliputi                         aspek/komponen:                   kebijakan, mekanisme/standar operasional pelayanan, sumber daya manusia, informasi produk layanan dan waktu layanan. Hasil evaluasi dari responden dapat dilihat pada grafik sebagai berikut:





Jumlah responden 64 orang, jumlah pernyataan 12 dengan distribusi frekuensi, STS
= 4 (1%), TS = 53 (7%), S = 458 (60 %),  dan SS = 2453 (33 %). Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S = setuju dan SS = Sangat Setuju sejumlah 704 atau = 91 %. Terdapat sejumlah 9% yang menjawab STS dan TS. Dengan data tersebut dapat disampaikan bahwa dari aspek perspektif pengguna layanan dapat dikatakan bahwa sebagian besar atau 93 % sesuai dengan pernyataan.

Komponen yang mendapatkan evaluasi STS tidak ada, dan TS merata pada semua komponen dengan rata-rata 4 responden. Hal ini terjadi karena berbagai kemungkinan responden menganggap layanan keluhan pelanggan belum sesuai dengan yang diharapkan. Langkah yang akan ditempuh adalah sesegera mungkin memperbaiki hal-hal yang menjadi keluhan dari pelanggan agar nantinya tidak ada pelanggan lain yang mengajukan keluhan yang sama. kemudian follow up atau memberi kabar kepada pelanggan tentang proses perbaikan yang telah dilakukan. Pelanggan akan balik merasa senang karena merasa keluhan mereka ditanggapi dengan baik. Selain itu hal ini juga bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Sedangkan pernyataan No. 38 dan No. 39, bahwa SOP/POS sudah memiliki standard waktu dan standard biaya sesuai tariff PNBP, tetapi ada kemungkinan sosialisasi ke seluruh pagai belum merata. SOP/POS secara periodik dilakukan verifikasi dan evaluasi yang melibatkan seluruh unit kerja terkait.

Masing-masing aspek/komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:

a.   Kebijakan


Berdasarkan hasil evaluasi kebijakan/peraturan yang disusun telah sesuai dengan kebutuhan pelanggan/pengguna layanan. Selain itu organisasi telah menyediakan layanan untuk mendapatkan informasi

PPPPTK BMTI memiliki tugas dan fungsi sebagai lembaga yang melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan pendidik dan tenaga kependidikan. Program diklat untuk guru dan tenaga kependidikan telah disusun berdasarkan kebutuhan guru dan tenaga kependidikan. Mapping kompetensi telah dilaksanakan namun memerlukan tindak lanjut untuk penyamaan persepsi pada seluruh PPPPTK lainnya.

b.  Mekanisme/standar operasional pelayanan


Berdasarkan hasil evaluasi POS/SOP telah disusun dan mudah diakses oleh pengguna layanan dan layanan telah dievaluasi secara periodik. Guna  mendapatkan masukan organisasi telah menyediakan sarana untuk menyampaikan keluhan/pengaduan terhadap layanan yang diberikan dan keluhan sudah ditindaklanjuti.

Keluhan pelanggan dijaring melalui instrument evaluasi kegiatan ditambah dengan kotak saran pelanggan di depan gedung administrasi. Setiap evaluasi diklat sudah diproses penyelesaiannya oleh seksi evaluasi sesuai unit kerja sasaran keluhan. Dokumen tindak lanjut keluhan dikelola oleh Seksi Evaluasi. Lebih lanjut perlu dilakukan tinjauan instrumen evaluasi diklat agar lebih mudah dipahami peserta diklat.


c.   Sumber daya manusia pelayanan


Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa petugas memberikan layanan dengan sikap yang baik, menanggapi setiap pertanyaan yang disampaikan pelanggan dan petugas telah bekerja secara professional.

Diklat layanan prima telah dilaksanakan untuk semua jenjang pemangku kepentingan, mulai dari satpam, sekretaris, kepala unit kerja dan manajemen. Beberapa pegawai secara khusus mengikuti diklat layanan prima yang diselenggarakan oleh Ditjen GTk. Dengan program tersebut diharapkan kualitas layanan kepada masyarakat pengguna dapat dilaksanakan dengan baik. Namun karena belum semua pegawai mengikuti program tersebut, kegiatan ini masih perlu terus dilaksanakan.

d.  Informasi produk layanan dan waktu layanan


Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa informasi layanan telah diperbaharui sesuai dengan perkembangan dan POS/SOP telah memiliki standar waktu dan biaya.

Perubahan layanan selalu dilaksanakan menyesuaikan dengan pedoman kegiatan yang disusun oleh Ditjen GTK atau pemangku kepentingan lainnya. Standar layanan juga merupakan materi panduan yang disampaikan kepada peserta. Perlu disusun leaflet standar layanan yang ditempel pada tempat umum dan strategis.

Perspektif Pemangku Kepentingan


Perspektif pemangku kepentingan terdiri dari aspek/komponen: sumber daya manusia, sarana dan prasarana dan anggaran. Hasil evaluasi dari responden dapat dilihat pada grafik sebagai berikut:





Jumlah responden 64 orang, jumlah pernyataan 24 dengan distribusi frekuensi, STS
= 19 (1%), TS = 203 (13%), S = 894 (58%),   dan SS = 420 (27%).   Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S dan SS sejumlah 1314 atau = 85%. Sedangkan sejumlah 222 pernyataan atau setara 15% yang menjawab STS dan TS. Dengan data tersebut dapat disampaikan bahwa dari aspek perspektif pemangku kepentingan dapat dikatakan bahwa sebagian besar atau 85 % sesuai dengan pernyataan.

Komponen yang mendapatkan evaluasi STS tidak signifikan. Sedangkan evaluasi TS yang paling menonjol terdapat pada pernyataan No. 40, 41, 42, 45, 46, 47, 48,
49, 50, dan 51. Hal ini dapat terjadi karena berbagai kemungkinan, 1) responden belum mendapatkan informasi strategik planning institusi atau mungkin tidak mengerti tentang bezetting dan kuota SDM yang telah ditetapkan oleh GTK, 2) responden belum mendapatkan informasi terkait Peta Jabatan sesuai Permendikbud No. 36 Tahun 2017. 4) responden menganggap apakah kondisi SDM yang ada tidak sesuai dengan beban kerja yang ada, dua kemungkinan bahwa jumlah SDM yang ada melebihi atau kurang dari beban kerja, 3) responden bisa jadi tidak mengetahui matrik kompetensi setiap pegawai terkait jabatan, 4) responden merasa  bahwa rotasi pegawai belum sesuai dengan kompetensi. Langkah yang akan ditempuh adalah melakukan sosialisasi informasi terkait analisa jabatan, analisa beban kerja, dan peta jabatan kepada seluruh pegawai, dan rotasi pegawai akan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh unit kerja pelaksana.





Masing-masing aspek/komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:

a.   Sumber Daya Manusia


Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa unit kerja telah memiliki perencanaan pegawai yang tepat, perencanaan kebutuhan pegawai telah didasarkan pada hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja, jumlah pegawai telah sesuai dengan kebutuhan organisasi, setiap pegawai mempunyai uraian jabatan yang jelas, penempatan pegawai sudah sesuai dengan kompetensi, organisasi telah memiliki pola pengembangan karir pegawai, unit kerja memiliki sistem pengembangan kompetensi pegawai, rotasi dilakukan secara berkala berdasarkan kompetensi dan peta jabatan, serta telah melaksanakan evaluasi pengembangan karir.
Pelaksanaan rotasi sudah dipersiapkan berdasarkan beban kerja dan kompetensi, namun ada beberapa permasalahan terkait SK Jabatan dari Ditjen GTK sampai dengan saat ini, sehingga rotasi belum berjalan maksimal sesuai  tuntutan organisasi.
Pengembangan karir dilaksanakan sejalan dengan pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 dengan pola diklat in house training (IHT) dalam penyempurnaan dan penyusunan dokumen melibatkan sekretaris dan kepala unit kerja. Selain itu sharing dengan teman dikembangkan dalam pola diseminasi hasil kegiatan eksternal kepada teman sejawat.

b.  Anggaran


Berdasarkan hasil evaluasi dapat disampaikan hasilnya bahwa unit kerja telah memiliki rencana kebutuhan sarana prasara dan pengadaannya sesuai dengan kebutuhan. Peralatan kerja yang ada telah dilengkapi dengan petunjuk penggunaan dan perawatan serta perbaikan. Adanya komitmen pimpinan dan pegawai dalam mengoptimalkan peralatan yang dimiliki. Pemeliharaan peralatan dilakukan secara berkala. Anggaran telah disusun berdasarkan program dengan pengelolaan yang akuntabel dengan dukungan komitmen dari pimpinan dan pegawai.
Penyusunan anggaran telah dilaksanakan berdasarkan program dari pusat maupun kepentingan tugas dan fungsi. Sementara ini kebanyakan program dari pusat belum sepenuhnya mendukung tugas dan fungsi organisasi. Akan tetapi untuk mendukung pemerintah unit kerja mendukung sepenuhnya agar tugas pemerintah dapat terlaksana dengan baik.
Secara berkala dengan memanfaatkan SMM ISO 9001:2008 pantauan  pemeliharaan dan penggunaan peralatan yang ada diaudit setiap enam bulan sekali.
Penyusunan software pendataan, perawatan, perbaikan dan penyusunan anggaran sedang dikembangkan untuk mendukung tugas dan fungsi organisasi, khususnya pengelolaan BMN.

 

Perspektif Organisasi Pembelajar


Perspektif organisasi pembelajar terdiri dari aspek/komponen: Tingkat keahlian sumber daya manusia, komitmen pegawai, komitmen pimpinan, dan budaya kerja organisasi. Hasil evaluasi dari responden dapat dilihat pada grafik sebagai berikut:



Jumlah responden 64, jumlah pernyataan 20 dengan distribusi frekuensi, STS = 3 (0%), TS = 83 (6%), S = 755 (59%), dan SS = 439 (34%). Kecenderungan
responden menjawab dengan pilihan S dan SS sejumlah 1194 atau = 93%. Sedangkan sejumlah 6% yang menjawab STS dan TS. Dengan data tersebut dapat disampaikan bahwa dari aspek perspektif organisasi pembelajar dapat dikatakan bahwa sebagian besar atau 93% sesuai dengan pernyataan.

Hampir tidak ada pernyataan yang mendapatkan evaluasi STS, tetapi terdapat pernyataan yang mendapatkan evaluasi TS merata pada semua komponen namun dua komponen pernyataan yang paling menonjol yakni No. 78, 79, 80 dan 83. Hal ini dapat terjadi karena berbagai kemungkinan, 1) reward dan punishment belum terlaksana dengan baik, 2) responden menganggap kepedulian pimpinan terhadap permasalahan belum sesuai harapan. Langkah yang akan ditempuh adalah melakukan analisis dan pengembangan terhadap reward dan punishment yang sesuai dengan harapan, menjalin komunikasi baik horisontal maupun vertikal, dan akan dilakukan analisis terkait sarana atau media yang sesuai untuk penyaluran aspirasi pegawai. 3) Pimpinan menjalin interaksi dengan karyawan dan saling menghargai satu sama lain. Jika terjadi masalah, pimpinan mendengarkan dengan simpati dan memberi masukan atau feedback.

Masing-masing aspek/komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:
Hasil penjaringan data menunjukkan bahwa pegawai diberikan kesempatan untuk menyampaikan ide, pendapat, dan pemikirannya. Pegawai diberikan kesempatan untuk meningkatkan kompetensi dan memiliki motivasi berkembang yang tinggi. Pegawai merasa nyaman dalam melaksanakan tugas.
Pertemuan yang dilaksanakan dalam organisasi dilaksanakan secara berjenjang pada setiap minggu. Pertama adalah management meeting dengan peserta manajemen eselon II, III, dan IV. Membahas kebijakan dan penyelesaian masalah. Semua peserta diberikan keleluasaan untuk menyampaikan pendapat guna mendapatkan masukan dari peserta lainnya. Pertemuan kedua adalah extended management meeting dengan peserta manajemen eselon III, IV, dan kepala unit kerja terkait. Semua peserta diberikan keleluasaan untuk menyampaikan pendapat dan mendapatkan masukan dari peserta lainnya. Pertemuan di tingkat unit kerja juga dilakukan dalam setiap minggu atau kalau ada kepentingan khusus.


Hasil penjaringan data menunjukkan bahwa pegawai memiliki komitmen untuk melaksanakan tugas sesuai dengan visi dan misi organisasi. Pegawai mengetahui dan memahami kode etik dalam melaksanakan tugas untuk memberikan layanan prima kepada pelanggan.
Dengan berbagai kegiatan pengembangan SDM yang dilaksanakan pemahaman pegawai tentang kode etik dan tugas dalam rangka memuaskan pelanggan dapat terlaksana. Namun upaya pengembangan komitmen pegawai tetap terus dilaksanakan melalui kegiatan pembinaan dan pengembangan pegawai.


Hasil penjaringan data menunjukkan bahwa pimpinan melaksanakan pembinaan pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pimpinan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi pegawai. Pimpinan memberikan informasi tentang nilai-nilai dan kebijakan organisasi kepada pegawai. Pimpinan memberikan motivasi berkembang kepada pegawai. Pimpinan memberikan arahan tugas kepada pegawai sesuai prioritas. Pimpinan merespon ide-ide dari pegawai untuk kemajuan organisasi. Pimpinan memberikan apresiasi dan peduli terhadap permasalahan pegawai.
Berbagai kegiatan telah dirancang untuk pengembangan dan pembinaan pegawai. Kegiatan keagamaan dan pembinaan kepegawaian telah dilaksanakan minimal satu tahun sekali. Sosialisasi nilai dan kebijaksanaan organisasi selalu disampaikan dalam setiap pertemuan dan dibuat pula leaflet untuk mendukung sosialisasi nilai.
Pantauan proses kegiatan dan pengarahan selalu dilaksanakan dalam setiap kegiatan oleh atasan langsung. Pembentukan team pembaruhan adalah bagian dari keterbukaan organisasi terhadap ide yang disampaikan dari pegawai.



Unit kerja menyediakan media untuk menyampaikan aspirasi dari seluruh pegawai. Perubahan cara kerja untuk peningkatan kebutuhan pelanggan. Pimpinan mengkomunikasikan setiap perubahan yang terjadi. Perubahan organisasi melibatkan sebagian besar pegawai.
Berbagai cara untuk meningkatkan layanan telah dilaksanakan, misalnya: 1) memfasilitasi layanan diklat dengan kamar dan lingkungan yang indah, bersih, nyaman dan sehat, 2) Sistem Informasi Manajemen Diklat untuk mempercepat proses sertifikat dan kemudahan pengendaliannya, 3) fasilitas bahan diklat dan modul yang cukup, 4) penyusunan moda diklat dalam jaringan (daring/online) dan daring kombinasi untuk meningkatkan jumlah guru dan tenaga kependidikan yang dilayani, 5) desentralisasi pelayanan diklat ke Kabupaten/Kota untuk meningkatkan jumlah pelanggan, dll.


3.2 Rekapitulasi Hasil Evaluasi


Analisis berupa hasil rangkuman skor evaluasi seluruh perspektif evaluasi, meliputi: perspektif proses internal, perspektif pengguna layanan, perspektif pemangku kepentingan, perspektif organisasi pembelajar.
Berdasarkan data yang diperoleh, rekapitulasi skor setiap perspektif disampaikan pada tabel di bawah.
UNIT KERJA PPPPTK BMTI
No
PERSPEKTIF ORGANISASI
Total Skor
Penilaian
1
Perspektif Internal
1,559.88
24.37
2
Perspektif Pelaku Kepentingan
1,244.62
19.45
3
Perspektif Organisasi Pembelajar
1,047.50
16.37

HASIL
60.19
1
2
Perspektif Pengguna Layanan
501.73
7.84
Perspektif Eksternal
600.20
12.50

HASIL
20.34

80.53
BAIK           K-III
 






Tabel Perhitungan Total Evaluasi dan Interpretasi
Kategori I
(Nilai 25 – 50)
Organisasi      kurang     efisien,                       sehingga  secara                       struktural
membutuhkan perbaikan secara intensif
Kategori I
(Nilai 51- 75)
Organisasi cukup efisien, secara struktural membutuhkan
penyesuaian secara bertahap
Kategori I (Nilai 76 - 100)
Organisasi        sudah       efisien,                         tetapi        secara                         struktural membutuhkan penyempurnaan up-dating dengan lingkungan
Eksternal

Berdasarkan hasil rekapitulasi skor tiap perspektif perolehan total evaluasi kinerja PPPPTK BMTI sebesar 80.53. Berdasarkan tabel interpretasi skor tersebut  termasuk pada Kategori III yang artinya Organisasi sudah efisien, tetapi secara struktural membutuhkan penyempurnaan updating dengan lingkungan eksternal tetap dipertahankan.


SIMPULAN

Rekapitulasi skor seluruh perspektif evaluasi kinerja PPPPTK BMTI sebesar 80.53 termasuk pada kategori III yang artinya Organisasi sudah efisien, tetapi secara struktural membutuhkan penyempurnaan updating dengan lingkungan eksternal tetap dipertahankan.
Hal yang perlu terus ditingkatkan dalam rangka menjaga layanan prima organisasi meliputi: 1) Penajaman tugas dan fungsi dalam uraian kegiatan yang jelas sehingga tidak menimbulkan kebingungan pegawai, 2) Meningkatkan kualitas layanan, 3) Melaksanakan inovasi kegiatan dengan melibatkan seluruh pegawai, 4) Menggali jenis layanan dari pemangku kepentingan di daerah (Kabupaten/Kota) tentang jenis layanan diklat yang diperlukan. Secara lengkap uraian kegiatan disampaikan pada rekomendasi.

REKOMENDASI

Beberapa rekomendasi yang disampaikan untuk setiap perspektif adalah sebagai berikut:
a.     Perspektif proses internal
1.     Melanjutkan sosialisasi visi dan misi serta renstra kepada pegawai yang belum mengetahui.
2.     Penjelasan uraian jabatan kepada setiap pegawai sampai memahami.
3.     Evaluasi lebih lanjut tentang tugas dan fungsi menjadi uraian kegiatan dan pembagian kerja yang jelas
4.     Memantau sampainya informasi kepada seluruh pegawai melalui Minutes of Meeting (MoM) unit kerja.
5.     Diseminasi dan evaluasi SOP dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan
b.     Perspektif pengguna layanan
1.     Partisipasi dalam sosialisasi dan diseminasi mapping kompetensi untuk seluruh PPPPTK di Indonesia. Kegiatan ini telah dilaksanakan oleh Ditjen GTK, masih dalam proses.
2.     Penyempurnaan instrumen evaluasi diklat.
3.     Melanjutkan diklat layanan prima untuk pegawai.
4.     Menyusun leaflet standar layanan yang ditempel pada tempat umum dan strategis.
c.      Perspektif pemangku kepentingan
1.     Mengkomunikasikan      perubahan        peta    jabatan terkait denga rotasi pegawai kepada Ditjen GTK.
2.     Penyusunan program pengembangan pegawai secara internal agar tidak tergantung pada anggaran pusat (diklat Pegawaian Kemendikbud Sawangan).
3.     Menyusu software pendataan, perawatan, perbaikan, dan penyusunan
anggaran pengelolaan BMN.
d.     Organisasi pembelajar
1.     Melaksanakan pantauan proses diseminasi informasi pada setiap sub unit organisasi melalui pantauan MoM.
2.     Melanjutkan pengembangan dan pembinaan pegawai, khususnya peningkatan kinerja dan komitmen.
3.     Mengoptimalkan team pembaharuan untuk menggali ide-ide pegawai melalui forum-forum pertemuan.
4.     Lawatan ke kabupaten/kota untuk menjaring kebutuhan diklat guru dan tenaga kependidikan.

0 komentar:

Posting Komentar